Une convention est un accord entre une compagnie et un organisateur de spectacles ou de festival. Ce document permet de lister, entre les deux parties, tous les points à préciser pour le bon fonctionnement d’un spectacle. Il peut ainsi éviter des désagréments de dernière minute. Ou une mésentente. Nous vous communiquons, ici, une convention type, adaptable à votre spectacle et à l’espace dans lequel vous devez jouer.

CONVENTION

Logo de la compagnie
Nom et adresse de la compagnie
Téléphone
Mail
Site internet
N° de Siret

Convention
En vue de la représentation d’un spectacle en public
Une convention de représentation d’un spectacle en public est conclue entre
Les soussignés :
° La compagnie (Nom Adresse)
Représentée par son (sa) président(e) (Nom)
Producteur du spectacle
Dénommée « La compagnie », dans la présente convention
° L’organisateur du spectacle
(Nom et adresse de l’organisateur, qui peut être une autre compagnie, une association, une commune…)
Représenté(e) par Madame ou Monsieur (Nom)…
Dénommé(e) « L’organisateur » dans la présente convention
La Compagnie (Nom)
s’engage à présenter le spectacle théâtral suivant :
(Titre du spectacle et nom de l’auteur)
Le ….. (Jour).
A…….(Heure).
Au…… (Lieu)
Le spectacle  (Titre du spectacle)
– Auteur.
– Metteur ou metteuse en scène.
– Distribution (Nom des comédiennes et comédiens)
Nous attirons votre attention sur l’obligation de modifier la convention si vous changez un comédien après avoir signé la convention.
– Techniciens (Nombre) …..
– Durée du spectacle …….
– Genre ……………
– Public. A partir de … ans
Le synopsis. (Résumé en 4 ou 5 lignes)
………………………………………………….

Le rythme et l’organisation humaine du spectacle.
Entracte.      (Non   /   Oui)
Durée de l’entracte :
Temps de montage.  Lumières, Musique et décors :          …………….
Temps de préparation des comédiennes et comédiens    ……………
Temps de démontage :
La salle de spectacle
L’organisateur s’engage à rendre disponible la salle de spectacle et la scène pour l’installation du décor, les réglages de la lumière et la préparation technique et physique des comédiens, 4 heures avant le spectacle.

L’espace scénique
L’organisateur s’engage à fournir, à la compagnie, un espace scénique aux dimensions de … m de haut, de … m de front de scène x … m de profondeur.
Eclairages
Les éclairages de scène sont fournis par l’organisateur. Celui-ci adressera à la compagnie la liste et le type de projecteurs et leur disposition dans la salle. La compagnie adressera le Plan de feux à l’organisateur, une semaine avant la représentation afin que ce dernier puisse effectuer l’installation des projecteurs.
Régie Son
La compagnie pourra utiliser la régie Son, la régie Lumières. Elle pourra accéder aux projecteurs, les régler et les utiliser pour son spectacle. Elle sera aidée en cela par le régisseur de la salle.
L’organisateur fournira un fond de scène de couleur noire.
Les loges et l’accueil des comédiennes et comédiens
L’organisateur s’engage à offrir, à la compagnie, deux loges : une loge aux comédiennes et un autre loge aux comédiens.
Chaque loge se présentera sous la forme d’un espace calme et fermé, réservé à leur travail de préparation (relaxation, changement de costumes, maquillage…). Chaque loge sera équipée d’un lavabo et d’un miroir.  Une bouteille d’eau minérale et quelques gâteaux secs seront également fournis par l’organisateur dans les loges.
L’organisateur mettra les loges à la disposition des compagnies 4 heures avant le spectacle.
L’assurance
– La compagnie assure, dans le cadre de sa responsabilité civile, les comédiens, les techniciens et son matériel, pour ses besoins de déplacements et de représentation publique. (Nom de la compagnie d’Assurance)
– L’organisateur assure, dans le cadre de sa responsabilité civile, la salle mise à disposition et le matériel qui lui appartient. Il se charge d’accueillir le public.
Il est responsable des conditions d’hygiène et de sécurité du public.
L’information
– La compagnie fournira gracieusement, à l’organisateur, les outils d’information :
* … Affiches au format A3, mentionnant lieu, date, heure de la représentation.
* … Plaquettes publicitaires. Format ….
L’organisateur pourra, s’il le souhaite, demander, à la compagnie, un nombre supérieur d’outils d’information. La compagnie facturera ce surplus à l’organisateur.
* L’organisateur pourra utiliser les photos numériques fournies par la compagnie, en fonction des besoins de sa campagne d’information.
– L’organisateur se charge d’effectuer une campagne d’information locale. Il mentionnera, sur son site web, le nom de la compagnie et publiera un lien vers le site web de cette compagnie.
– La compagnie se charge de l’information sur son site web. Elle publiera le nom de l’organisateur et le lien vers le site web de celui-ci.
– L’organisateur pourra filmer la représentation à des fins non commerciales.
Si l’organisateur souhaite prendre des photos des comédiens en dehors de la scène, il devra leur demander une autorisation écrite, conformément au droit à l’image privée.
Les droits d’auteur
La demande d’autorisation et de règlement des droits d’auteurs est effectué par la compagnie directement, en ligne, sur le site web de la SACD. L’organisateur se charge de rembourser les droits d’auteur à la compagnie. Voir l’article sur la SACD
Les frais de création et de représentation
. Repas
L’organisateur se charge d’offrir un repas complet aux comédiens et techniciens de la compagnie, avant ou après la représentation.
. Hébergement
L’organisateur se charge d’héberger les comédiens et techniciens de la compagnie au nombre de … pour la nuit précédent ou suivant le spectacle.
. Billetterie.
L’organisateur se charge de la billetterie. Il conserve la recette de la représentation.
. Frais.
L’organisateur participe aux frais de représentation de la compagnie fixés forfaitairement à …… € TTC. Cette convention sert de justificatif.
Cette participation est destinée à couvrir les frais ci-dessous :
. Les frais création : mise en scène, décors, costumes, matériel technique.
. Les frais de représentation : Déplacements, supports d’information (affiches, plaquettes, site web), Assurance.
La compagnie est une association non assujettie à la TVA.
Le désistement
En cas de force majeure, l’organisateur ou la compagnie pourra rompre ce contrat.
Une indemnité de 100 € sera alors versée par la partie qui provoque la rupture de contrat à la partie lésée.
Les parties soussignées déclarent avoir pris connaissance de la présente convention, qu’elles s’engagent à respecter scrupuleusement et sans réserves.
Fait en 2 exemplaires.
A…….         Le ……
Signature du ou de la Président(e) de la compagnie
Signature de l’organisateur

°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°

A savoir

Les frais. On entend, par là :
° Frais de création : mise en scène, décors, costumes, matériel technique.
° Frais de diffusion d’un spectacle : Communication, déplacements, assurances, frais de fonctionnement…

Les déplacements. Attention ne remboursez vos bénévoles de leurs frais de déplacements, ou autres, qu’à l’euro près. Sinon, cela devient du travail déguisé. Conservez le justificatif ou la feuille d’état des déplacements de chacun des bénéficiaires.
Le règlement des frais.
Attention : Si vous êtes une compagnie de théâtre amateur, ne produisez pas de “Facture” pour vous faire rembourser de vos frais. Produisez une « Note de frais ». Il ne doit s’agir que d’un remboursement de frais effectifs. Généralement, la convention ci-dessus suffit.
Le règlement s’effectue intégralement à la fin de la représentation, en principe, par l’organisateur.
Les collectivités locales l’effectuent généralement par mandat administratif. Quelques jours après le spectacle.
Charte des festivals
Si vous postulez à un festival de théâtre, sachez qu’il existe une Charte Rhône-Alpes des festivals de théâtre amateur, proposée par la FNCTA.  Voir le détail.
Réduction d’impôts
Les bénévoles de votre association peuvent déduire, de leurs impôts, une partie des frais de déplacements imposés par l’association. Voir le détail.
Fiches juridiques
Sur le site national de la FNCTA, si votre compagnie est adhérente, vous avez accès à de nombreuses fiches techniques et juridiques qu’il est important de connaître. Voir le site national Fncta
Bonne représentation !
.